Heptabase 最新 Inbox 功能教學：輸入、處理再升級，外部資訊一鍵歸位！

前言＆本次更新摘要

Heptabase 在 2025/06/06 v1.58.0 做了一個大更新，應該是為了接下來的 Chat 功能的前置更新

這次更新把原本獨立的 Task App 併入全新 Inbox，新卡片一律先收進 Inbox，再視需要加標籤、放到白板跟排程處理，經過我兩個禮拜的瘋狂使用，我感覺到我囤積數位垃圾的情況大大改善了！

收集進來的外部資訊跟靈感也不會躺在卡片庫或標籤資料庫中了，真的越使用越喜歡這個功能！

這次的更新重點包含：

• 推出 Inbox App，並將 Task App 整合為一
• 左側欄介面更新：Task → 變成 Inbox
• Inbox／Task 列表字體縮小，一次可瀏覽更多項目
• 逾期任務(Overdue) 與今日任務(Today) 合併顯示，逾期任務排序在最上方

這篇文章將著重介紹 Inbox 的基本功能。
由於 Chat 功能尚未推出，目前 Inbox 主要作為資訊收集箱，等 Chat 功能推出後，我再補充進階用法跟整合應用吧。

Heptabase 新推出的 Inbox 功能是什麼？

Inbox 功能我們可以把他看成「卡片的暫存箱、分派中心」

只要是透過「新建卡片」，或者是 Web Clipper、手機版的 Share Sheet 新增的卡片，都會存到 Inbox (收集箱）中

我們可以在這裡處理這些卡片，將他分派到適當的位置（白板），或者加上標籤，處理完畢後再打勾，這張卡片就暫時或完全處理完畢了！

在 Inbox 推出之前，我自己也有透過標籤(Tag) 資料庫來收集外部輸入資訊

我也會用快捷鍵快速建立卡片(Cmd+N)，但有時動作太快而忘記幫卡片上標籤，或者加入白板，這張卡片有很大的機會石沉大海，在 Inbox 功能推出後，完全不需要擔心了

因為現在只要在手機或電腦上建立卡片，或者透過 Web Clipper 收集網頁，都會自動收集到 Inbox 中，詳細的介紹請繼續看下去！

Inbox 功能在哪裡？Task 又跑去哪裡了？

在這次更新後，左側欄的應用程式多了 Inbox，原本的 Task 不見了

許多人找不到原本的 Task App 在哪裡，其實他已整合到 Inbox 功能之中

全新的 Inbox 功能將三大功能整合在一起，讓原本獨立的 Task App 已經併入新的 Inbox App，讓工作流程更集中、更直覺

• 快速捕捉 (Quick Capture)
• 提醒 (Reminder)
• 任務 (To-do)

現在我們只要點擊左側欄的 Inbox→ 在畫面上方選擇 Inbox 或 Task ，就可以進入分別的畫面了

Heptabase 的Inbox 跟 Task 功能到底差在哪裡？

簡單來說

Inbox 是卡片的暫存區

Task 是存放 Heptabase 中所有未完成的 Todo List

我們可以用以下這張表格一次看懂

Task App 的應用可以參考我之前寫過的兩篇文章

• 〈Heptabase Journal: Display Due Tasks 與 Task App 差異及四種應用〉
• 〈用 Heptabase 做時間管理／任務規劃：Journal Card 一鍵部署到白板變行事曆，輕鬆搞定待辦清單！〉

怎麼將卡片加入到 Inbox？

建立新卡片 → Inbox

其實以下行為都是建立新卡片，所以原則上就是新卡片就會加入到 Inbox

不過在白板、Tags 資料庫上「新增卡片」，不會自動進入 inbox，但…… 難道這樣就不行了嗎？ 其實是可以的！讓我們繼續往下看！

將任何卡片加入 Inbox 的方法

其實舊卡片也可以加入 inbox，以下提供幾個方法

• 快捷鍵 cmd+shift+I使用快捷鍵是最快也是我最愛的方式，不管卡片在任何狀態或白板上，都可以使用這種方式
• 找到 Add to inbox不管卡片在任何狀態，對卡片點擊右上角三個點點，找到 Add to inbox 即可

• 在白板上對卡片點右鍵 → 選擇Add to inbox這時候卡片在 Inbox 介面的來源，就會顯示當前的白板

Inbox 介面介紹

這張圖片的紅色框框下方，我分別有標記 A-E

• 前面藍色點點，是新增到 Inbox 後未讀的卡片
• A：建立卡片的人，搭配後續 Chat 與協作功能，才會比較有意義，因為目前都是個人空間
• B：卡片的標題、名稱
• C：將這張卡片新增到 Inbox 時，所在的位置
• D：卡片進入到 Inbox 的時間
• E：已安排要處理的日期

Inbox 的排序方式與安排日程

這部份很簡單

Inbox 空間內，有兩個分類：Now 跟 Later

當卡片進入到 Inbox 後，會直接歸類到 Now

最新加入 Inbox 的卡片會在最上方

若有安排處理的日期，則會歸類到 Later

安排日程方式

• 點擊 Schedule
• 使用快捷鍵 R
• 點擊右側三個點點

安排處理的日期後，可以在上方的 Reminder 看到已經安排日期的卡片

今天和今天之前的卡片，會歸類在 Now，今天之後的則在 Later

當我們處理完 Inbox 的卡片後，可以打勾，這個張卡片就會從 Inbox 跑到 Done 的位置

點擊 Inbox/Task 後的兩種預覽模式

當我們在 Inbox/Task 頁面點擊卡片或是 Todo，

會依據項目的來源顯示在右側欄，這邊有兩種形式

以卡片的形式顯示在右側欄

如果是透過下列幾種方式

• 建立新卡片 （電腦版Cmd+N、手機版 +New Card）
• Web Clipper / 手機版 Share Sheet
• 在全螢幕畫面中將卡片 Add to inbox
• Todo List 存在於任一形式的卡片之中

則在 Inbox/Task頁面點擊後，會以卡片的形式顯示在右側欄

以小白板的形式顯示在右側欄

如果是在白板上將卡片Add to Inbox 時，在 Inbox 的來源位置，會顯示當時將卡片加入 Inbox 時，是在哪塊白板作這件事情

並且會直接以小白板顯示在右側欄，而且還可以直接在右側欄操作白板，這真的超酷

當我們點擊右上角的展開時，還會直接定位這張卡片，這真的超酷（又驚嘆一次）

另外，如果 Todo List 是存在白板上的 text ，也會以小白板呈現在右邊

Heptabase 的 Inbox 好用在哪？ 推出後對我有什麼影響？

現在我的 Inbox 的用法，是讓他成為真正的收集箱

可以處理、當下、立刻就想看的，就先處理、做筆記，放到適當的主題白板中，適合的位置，與其他卡片做連結或擺在一起

如果沒有很急迫，而是一些有興趣、待研究的主題，我會在 Inbox 中根據我研究、有興趣的主題，先擺放到適合的白板上，或者上標籤，然後就先打勾(Done) 了

當未來某一天很有空時、可以開始研究某些主題時，這些收集到的資料就可以派上用場了

聽說下個大更新的版本，Chat 功能推出後，Inbox 功能還會再進化、有更全面的用途，讓我們一起期待吧

以下是更新後對我的改變，分享給大家

有了 Inbox 功能，我完全不用擔心收集到的外部資訊遺漏，也不用思考要放在哪裡

將外部資訊如網頁、文章、影片等等，收集到 Heptabase 有兩種快速的方法

• 在電腦上 → 使用 Web Clipper
• 在手機上 → 使用 Share Sheet

現在不管用哪個方式，都會存到 inbox 中，完全不用額外思考這張卡片要放到哪裡

我大部分的收集情境都是使用手機，在此之前我遇到幾個痛點

• 若新增內容到 Journal，會和我的日記或靈感混在一起，且收集資訊散落在每一天，在查看時顯得很發散
• 若新增卡片到卡片庫或白板，我必須另外再進入手機版 App 去為這張卡片上標籤或定位，才不會遺漏

現在我在手機上收集資訊時，我都直接選擇建立新卡片(New Card)，並存到卡片庫(Card Library)

等我有空處理時，回到電腦上打開 Inbox 時，一定會看到這些卡片，絕對不會遺漏了

有了 Inbox 功能，我完全不用擔心靈感要放在哪裡，或者佔用到 Journal 的內容

我原本有用兩種紀錄突如其來的方式

原本的第一種做法：想到靈感 → 建立卡片 → 上標籤

雖然這動作在電腦上很快，步驟也不多，但在上標籤時，還是必須找到標籤，並選擇標籤，有時候可能還需要切換中英文

而且在手機上操作這部份很不方便

如果又忘記上標籤，或者加入白板，這張卡片有很大的機會石沉大海，有了 inbox 功能之後完全不需要擔心了

原本的第二種做法：想到靈感 → 切到 Journal → 記下來

雖然這種也方式很快，但是有頁面的切換，且有時候當天的 Journal 也已經紀錄很多事情的時候，突然有靈感要紀錄時，一切換到 Journal 後常會猶豫該寫在哪個區塊，甚至忘記剛才的靈感

有了 Inbox 之後：

現在只要有任何靈感或想法要記錄，不管在手機還是電腦上只要新增卡片，新卡片就會自己存到 Inbox，也不用切換頁面到 Journal 來記錄，也不用額外再上標籤

現在記錄靈感與想法更快，認知負荷更少了

把書本的章節，從 Todo List 改到 Inbox 中

在 Inbox 推出以前，我為書籍作筆記的步驟是

• 去博客來找目錄
• 把章節複製到 Heptabase 的《書籍索引卡片》中
• 全部轉換成 Todo List

其實我的日常也經常使用 Heptabase 的 Task App 來規劃一些待辦事項，但我正在看的書經常不只一本，我閱讀進度很緩慢，一堆章節，這會讓我的 Task App 東西炸多

Inbox 功能推出後，我改變我的作法：

現在我會把 Inbox 這個功能當作待處理的卡片區或收集箱

把這些章節變成卡片，並且 Add to Inbox

其他待處理、待筆記的卡片，我也是用這種方式

讓 Task App 保留給真正要處理、緊急的事情

讓 Inbox 留給有餘裕時再處理的空間

把「稍候再讀標籤」改到 Inbox 中

在 Inbox 功能推出之前，我有使用標籤來作「稍候再讀」的管理，但因為這個標籤藏在標籤資料庫之中

每次要打開其實都需要經過一些步驟，就像藏起來一樣

Inbox 功能推出之後，我把收集外部資訊這個流程，從「稍候再讀標籤」→ 改到 Inbox

因為每次打開 Heptabase，我都會看得到 Inbox這個功能、看得到 Inbox 跟 Task 的數量，而且一定會點進去

我發現我的收集箱變得很乾淨，減少了許多數位垃圾的囤積

因為這個流程讓我不得不經過 Inbox，提醒我，該處理這些東西了，他迫使我思考這些收集進來的卡片應該放到哪個位置，哪張白板，還是應該刪掉他

常見 Q&A

原本的 Task 快捷鍵變了，變成什麼？

原本 Task App 的 opt+shift+5快捷鍵不見了，變成什麼？

經過我詢問官方後得知，目前(1.58.3 版本 2025/6/17)還沒有快捷鍵，官方還在考慮適合的，也許是為了之後的 Chat 功能一起更改吧

Todo List 一樣會進 Inbox 嗎？

不會，他會在 Task App 中，兩個是不同的東西

Inbox 是卡片的暫存區

Task 是存放 Heptabase 中所有未完成的 Todo List

• 有規劃日期的 Todo List → Now or later
• 沒有規劃日期 Todo List → No due date
• 完成的 Todo List → Done

Inbox 在手機版(Mobile App) 上可以被看到嗎？

在本篇文章撰寫當下， 1.58.3 版本 2025/6/17 Inbox 功能無法在手機版上被看到，所以如果想安排日程或任務，還是建議新增一個 Todo List

結語

這次 Inbox 是 Heptabase 的全新功能，用了兩個禮拜之後真的越用越喜歡，我也大幅修改了我的輸入、處理的工作流，並且斷捨離之前無意識又長期累積過多的幾百個卡片。

根據 Heptabase 官方的 PJ Wu 表示，目前的 Inbox 只有純粹的收集卡片跟分派功能，再下一個大更新後，結合 Chat 功能，Inbox 會再提高一個檔次，真的超令人期待

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當作請我喝一杯熱美式，繼續努力肝出好的教學文章

有任何問題跟想看的教學都歡迎許願

參考資料

• Heptabase Wiki
• 〈Heptabase Journal: Display Due Tasks 與 Task App 差異及四種應用〉
• 〈用 Heptabase 做時間管理／任務規劃：Journal Card 一鍵部署到白板變行事曆，輕鬆搞定待辦清單！〉